Sistem Kantor Virtual (Virtual Office System)

Pada tahun 1964, teknologi komputer telah diterapkan pada tugas-tugas kantor IBM memperkenalkan sebuah mesin tik elektronik yang memiliki kemampuan mengenali pita magnetik. Mesin tik tersebut dapat menyimpan materi yang diketik di pita magnetik dan mengeluarkan kembali materi tersebut bilamana dibutuhkan. Aplikasi virtual office jakarta disebut pengolah kata. Ini adalah awal dari otomatisasi kantor ( office automation), yaitu penggunaan elektronk untuk memfasilitasi komunikasi. Aplikasi-apliksi tambahan lainnya meliputi surat elektronik (e-mail), surat suara (voice mail), kalender elektronik, konferensi audio, konferensi video, konferensi computer, dan tranmisi faksimili (fax). Aplikasi tersebut memiliki porsi terbesar dalam penggunaan komputer oleh perusahaan sebagai sarana komunikasi.

Sistem awalnya sederhana dan bersifat administratif. Namu kini mereka biasanya disebut suatu system produktivitas pribadi (personal productivity system). Manajer menggunaka teknologi untuk melakukan pengolaan sendiri atas sebagian tugas-tugas administrative yang membantu para manajer di tahun 1960-an. Contohnya manajer menggunakan system produktivitas pribadi untuk menyimpan kalender dan buku alamat yang berisi surat menyurat, alamata e-mail, dan banyak lagi. Nomor telepon dan jadwal-jadeal rapat disimpan di telepon genggam atau personal digital assiant (PDA).

Teknologi tidak membebani para manajer dengan tugas-tugas administratif. Dengan menggunakan teknologi untuk menghilamngkan gangguan-gangguan yan tidak perlu pada komunikasi antara manajer dan pihak lain, teknologi telah membuat manajer menjadi lebih jauh efisien dan para manajer dapat dengan cepat berkomunikasi melalui e-mail dan dftar distribusi daripada mendikte sebuah memo, meminta orang lain mengetiknya, memeriksa kesalahn di memo tersebut dan mengirimkan memoyang telah diperbaiki ke pihak lain.

Kemampuan aplikasi otomatisasi kantor dapat dilakukan dimana saja melahirkan konsep kantor virtual (virtual office) , yaitu melakukan aktivitas kantor tanpa tergantung pada suatu lokasi fisik tertentu. Misalnya, para manajer dapat melakukan konferensi video tanpa semua pihak harus hadir pada lokasi fisik yang sama. System kantor virtual telah membuat manajer lebih dapat diakses oleh konseumen dan pihak-pihak lain di dalam perusahaan.